Tujuan dan Fungsi Surat - Catatan Shima

Kegiatan surat menyurat didasarkan pada maksud tertentudalam proses pemberian informasi. Selain itu surat memiliki kegunaan yang penting. Berikut ini akan dipaparkan mengenai tujuan dan fungsi surat.

1. Tujuan Surat

Tujuan seseorang atau suatu organisasi/kantor menulis surat adalah:

a. Menyampaikan informasi

b. Menyampaikan maksud dan tujuan sesuai dengan isi hati penulis.

c. Memperlancar arus komunikasi sehingga informasi yang diterima jelas dan tidak salah tafsir.

d. Mengehemat waktu, tenaga, dan biaya dari pada bertemu langsung dengan pihak yang dituju.

Pada kenyataan, dalam menulis surat ada beberapa kesalahan yang sering ditemukan, baik diinstansi pemerintah maupun lembaga sosial dan perusahan-perusahan. Kesalahan-kesalahan tersebut antara lain:

a. Penggunaan tanda baca yang kurang tepat sehingga menimbulkan salah pengertian.

b. Susunan kalimat yang tidak lengkap.

c. Tata bahasa yang tidak teratur.

d. Ketikan salah atau banyak yang kotor.

e. Pemakian kata dan istlah asing yang tidak tepat.

f. Kurang sopan dan ceroboh dalam mengutarkan gagasan.

g. Penggunanaan ejaan yang tidak sesuai dengan ejaan yang disempurnakan.

h. Kalimat sering tidak lengkap, berbelit-belit dan bertele-tele.

i. Susunan isi atau komposisi surat yang tidak teratur.

2. Fungsi Surat

Surat dinilai efektif jika ada yang disampaikan penulis kepada penerima berita sejalan atau sesuai dengan harapan pengirim. Isi surat harus jelas da mudah dimengerti pihak penerima sehingga tidak menimbulkan salah paham dan keragu-raguan dari pihak penerima surat. Oleh karena itu surat mempunyai beberapa fungsi di antaranya adalah:

a. Sebagai alat bukti autentik (pelaku hukum).

b. Sebagai alat pengingat.

c. Sebagai bukti historis (sejarah).

d. Sebagai pedoman untuk bertindak.

e. Sebagai duta/wakil.

f. Sebagai jaminan keamanan.

g. Sebagai media komunikasi.

h. Sebagai barometer kemajuaan suatu kantor.

Demikian mengenai Tujuan dan Fungsi Surat. Selamat belajar, semoga bermanfaat, sekian dan terima kasih.