Arsip dan Kearsipan - Catatan Shima

Arsip dan Kearsipan

Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani, yaitu “archium”, yang artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Kata Arsip dalam bahasa Latin adalah felum (bundle), yang artinya tali atau benang. Disebut tali karena memang pada zaman dahulu tali atau benang inilah yang digunakan untuk mengikat kumpulan surat. Arsip dapat diartikan kumpulan data/warkat/surat/naskah berupa kertas, berkas, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala bentuk dan sifatnya yang dibuat atau diterima oleh lembaga pemerintah/swasta/perorangan yang mempunyai kegunaan yang disusun menurut sistem tertentu untuk mempermudah dalam penyimpanan dan penemuan kembali dengan cepat dan tepat.

Berikut pengertian arsip dari beberapa sumber yang digunakan sebagai perbandingan.

a. Menurut Undang-Undang No. 7 tahun 1971

Pengertian arsip menurut UU NO. 7 tahun 1971, adalah sebagai berikut:

1) Nakskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak ataupun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.

2) Nakskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan swasta/perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

b. Menurut Lembaga Administarsi Negara (LAN)

Arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film, mikro film, rekaman suara,gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala cara penciptaanya. Sesuatu yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan , sebagai bukti dari tujua organisasi, fungsi-fungsi, keijakan-kebijakan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan atau kegiatan-kegiatan lain pemerintah atau karena pentingnya informasi yang terkandung didalamnya.

c. Menurut Ensiklopedi Administasi

Menurut Ensiklopedi Administarsi terdapat dua pengertian arsip yaitu:

1. Segenap warkat dari suatu organisasi kenegaraan atau badan swasta yang diadakan dalam penyelenggaraan kegiatan.

2. Tempat dimana warkat-warkat organisasi disimpan secara tertib.

d. Menurut Kamus Administrasi Perkantoran oleh Drs. The Liang Gie

Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara terartur dan terencana karena mempunyai nilai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.

Dari beberapa pngertian diatas, dapat disimpulkan bahwa arsip adalah kumpulan data/warkat/surat/naskah berupa kertas, berkas, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala bentuk dan sifatnya.

Demkian pembahasan mengenai materi Arsip dan Kearsipan, selamat belajar, sekian dan terima kasih.