Penataan Dokumen Kantor - Catatan Shima

Penaatan Dokumen Kantor

Dokumen adalah komponen penting bagi individu atau lembaga, maupun kantor. Dokumen-dokumen kantor harus ditata sedemikian rupa, sehingga tetap terawat atau tidak rusak dan mudah ditemukan jika dibutuhkan.

Secara garis besar kegiatan-kegiatan dokumentasi atau menata dokumen meliputi kegiatan sebagai berikut.

1. Mencari/mengumpulkan berbagai bahan informasi

Semakin mudahnya arus informasi berkembang menuntut pihak-pihak tertentu untuk mencari dan mengumpulkan kembali bahan informasi tersebut, sehingga akan tercipta bahan informasi yang teratur, luwes, dan dapat mengikuti kebutuhan seseorang atau sekelompok orang untuk menyelesaikan pekerjaannya melalui sumber informasi yang diperlukan.

2. Menyusun dan mengolah dokumen

Informasi yang telah dikumpulkan kemudian disusun dan diolah secara matang agar informasi tersebut dapat dijadikan sebagai informasi yang telah disusun sebagai sumber dalam pengambilan keputusan. Informasi yang telah disusun menjadi suatu dokumen harus dikelola dengan baik sehingga tetap terawat dan tidak rusak serta jika diperlukan kembali dapat ditemukan dengan mudah.

3. Mereproduksi dokumen

Untuk memenuhi kebutuhan dokumen yang akan digunakan untuk beberapa pihak atau dalam jumlah yang banyak, langkah yang dapat ditempuh adalah dengan menggandakan naskah yang diperlukan. Hali ini dapat dilakukan dengan menggunakan mesin-mesin pengganda, seperti mesin fotokopi, mesin stensil atau scanner, dan risograf.

4. Menyajikan dokumen

Dalam menyajikan dokumen memerlukan proses yang teliti, praktis, dan benar sehingga para pengguna dokumen dapat dengan mudah memahami dan tertarik dengan isi yang terkandung pada dokumen tersebut.

5. Menyimpan dokumen

Dokumen yang sudah selesai diproses dapat disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan yang sesuai dengan karakteristik kantor. Menyimpan dokumen memerlukan petugas yang terampil dan memiliki kemampuan dalam kegiatan penyimpanan atau kerasipan.

Demikan pemabahasaan materi Penataan Dokumen Kantror, selamat belajar. Mohon maaf sekian dan terima kasih.