Pengertian Arsip - Catatan Shima

Pengertian Kearsipan

Kearsipan berasal dari kata arsip, dalam bahasa inggris disebut file sedangkan kearsipan disebut filling perbedaannya file adalah bendanya, sedangkan filing adalah kegiatanya. Kegiatan kearsipan memiliki ruang lingkup sebagai berikut.

a. Penciptaan dan penerimaan warkat.

b. Pengumpulan dan penerimaan warkat.

c. Pengendalian warkat

d. Pemeliharaan dan perawatan warkat/arsip.

e. Penyimpanan warkat/arsip.

f. Pemusnahan arsip.

Dengan demikian, kearsipan adalah suatu kegiatan mulai dari penerimaan, pencatatan, penyimpanan dengan menggunakan sistem tertentu, menemukan kembali dengan cepat dan tepat, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan, dan pemusnaan arsip. Kearsipan dapat pula diartikan sebagai suatu aktivitas atau kegiatan menata arsip dengan sistem penyimpanan yang berlaku, sehingga dapat ditemukan dengan cepat dan tepat.

Adapun pekerjaan kerasipan mencakup empat macam sebagai berikut:

a. Menyimpan arsip/warkat

Seluruh arsip/warkat harus disimpan ditempat yang aman dan nyaman serta menggunakan sistem tertentu yang menunjang, apabila sesuai arsip diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan tepat.

b. Pemeliharaan dan pengendalian arsip/warkat

Pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan menyediakan sarana dan prasarana yang memadai seperti ruangan, lemari, rak filing cabinet, dan lain-lainya. Selain melakukan pemeliharaan, kearsipan harus mampu mengendalikan surat/warkat dengan jalan membuat catatan khusus atau format tertentu sehingga arsip benar-benar terkendali.

c. Penemuan kembali arsip/warkat

Dengan menggunakan sistem kearsipan yang tepat serta pencatatan yang tertib, arsip yang diperlukan untuk penyelesaian pekerjaan akan dapat ditemukan kembali dengan mudah.

d. Penyusutan dan pemusnahan warkat

Penyusutan adalah proses pengurungan atau pemindahan arsip aktif ke arsif pasif, serta memusnahkan arsip-arisp yang sudah tidak mempunyai nilai guna lagi berdasarkan jangka waktu penyimpanan (jadwal retensi)

Demikian pembahsaan mengenai Pengertian Arsip selamat belajar, kurang lebihnya mohon maaf sekian dan terima kasih.