Pengertian Dokumen dan Dokumentasi
Suatu lembaga atau organiasasi baik milik pemerintah atau
swasta akan selalu berhubungan dengan dokumen. Dokumen digunakan sebagai sumber
informasi, bukti, atau bahan pengambilan keputusan. Mengingat hal tersebut, dokumen
berperan penting dalam penyelenggaraan kegiatan kantor.
Berikut merupakan pengertian dokumen dari beberapa sumber:
1.
Kamus Umum Bahasa
Indonesia, menyebutkan bahwa dokumen adalah sesuatu yang tertulis atau tercetak
yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau keterangan.
2.
Kamus Kepegawaian
a.
Semua catatan tertulis,
baik tercetak maupun tidak tercetak
b.
Segala benda yang mempunyai
keterangan-keterangan terpilih untuk dikumpulkan, disusun, disediakan atau
untuk disebarkan.
3.
Ensiklopedia menyebutkan
bahwa dokumen sebagai surat, akta, piagam, surat resmi, dan bahan rekaman
tertulis atau tercetak yang dapat memberikan keterangan untuk penyelidikan
ilmiah dalam arti luas.
Dari beberapa pendapat diatas dapat
disimpulkan bahwa dokumen merupakan segala macam benda baik yang tercetak
maupun yang tidak tercetak, yang dapat memberikan keterangan bagi kegiatan
organisasi dalam mencapai tujuannya.
Sedangkan istilah dokumentasi berasal dari
bahasa inggris yaitu “documentation” . Menurut Bahasa Latin “documentum’ yang
berarti pencarian, penyelidikan, pengumpulan, peyususanan, pemakaian, dan
penyediaan dokumen untuk mendapatakan keterangan-keterangan dan
penerapan-penerapan maupun bukti.
Berikut pengertian dokumentasi menurut
beberapa sumber:
1.
Menurut Ensiklopedia
indonesia, dokumentasi adalah perincian, pengumpulan, serta pengaturannya.
2.
Menurut FID (Federation
International Documentation),
Dokumentasi adalah pekerjaan pengumpulan, penyususan, dan penyebarluasan
dokumen dari segala macam jenis lapangan aktivitas manusia.
Adapun kegunaan dokumentasi adalah sebagai berikut:
1.
Memberi informasi pada yang
membutuhkan.
2.
Menyiapakan alat bukti dan
data-data tentang suatu keterangan dokumen.
3.
Menyimpan dan menyelematkan
fisik dokumen dan isi dokumen.
4.
Melestarikan
dokumen-dokumen dari kemusnahan.
5.
Menyiapakan isi dokumen
sebagai bahan penelitan para ilmuan.
6.
Mengembangkan koleksi
dokumen untuk kepentingan bangsa dan negara.
7.
Menjamin keutuhan dan
keotentikan informasi yang termuat dalam dokumen.
Demikan pemabahasaan materi Pengertian Dokumen dan
Dokumentasi,
Sign up here with your email
ConversionConversion EmoticonEmoticon